Hinweis- und Beschwerdeverfahren der Ricoh Deutschland GmbH und aller ihrer deutschen Tochterunternehmen
(entspricht Verfahrensordnung gem. § 8 LkSG)
Ricoh bietet die Möglichkeit, Hinweise oder Beschwerden über mehrere Kanäle anonym oder vertraulich zu adressieren. Diese Kanäle stehen allen Personen offen, die begründete Hinweise oder Beschwerden über unethisches und/oder ungesetzliches Verhalten von Ricoh, deren Beschäftigten und/oder unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern abgeben möchten.
Interne Meldestelle für externe Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber:
https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/en/gui/113060/index.html
Interne Meldestelle für Ricoh Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:
https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/de/gui/112751/index.html
Ricoh Supplier Hotline (Englisch)
Darüber hinaus existiert noch die Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, die online verfügbar ist:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
Alle Mitarbeitenden von Ricoh können zudem Hinweise und Beschwerden jederzeit im direkten Gespräch mit den Vorgesetzten, der Personalabteilung oder über den jeweiligen Betriebsrat, vorbringen. In jedem Fall werden alle als vertraulich bezeichneten Informationen entsprechend den internen Richtlinien vertraulich behandelt.
Nachfolgend wird auf die oben genannten Meldewege von der Einreichung des Hinweises oder der Beschwerde bis zum Abschluss näher eingegangen.
Die Hotline für verantwortungsvolles Geschäftsgebaren ist der Meldekanal von Ricoh für externe Stakeholder, sowie für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Ricoh.
Es handelt sich um einen vertraulichen Kanal über Telefon oder Internet, um Verdachtsmomente oder Bedenken bezüglich der Verletzung von Menschenrechten und verantwortungsvollem Geschäftsgebaren zu äußern, einschließlich möglicher Verstöße gegen den Verhaltenskodex der Ricoh-Gruppe, unsere Richtlinien, internationale oder nationale Gesetze, Vorschriften, Standards oder Richtlinien.
Die Hotline wird von dem unabhängigen Drittanbieter NAVEX betrieben. Sie ist rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche erreichbar und nimmt Anrufe in allen lokalen Sprachen entgegen. Bei der Meldung von Bedenken haben Sie die Möglichkeit, anonym zu bleiben.
Meldungen können online oder telefonisch übermittelt werden.
Die Meldungen werden direkt auf dem sicheren Server der Hotline eingegeben.
NAVEX erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Auswertung der Meldung betraut sind, Einsicht in diese Meldungen, und zwar je nach Art der Rechtsverletzung und Ort des Vorfalls. Jede dieser Personen wurde darin geschult, diese Berichte streng vertraulich zu behandeln.
Nachdem Sie eine Frage gestellt oder Bedenken gemeldet haben, erhalten Sie einen Berichtsschlüssel und ein Kennwort, mit denen Sie den Vorgang nachverfolgen können.
Jede gemeldete Situation wird in Übereinstimmung mit dem Ricoh Verhaltenskodex untersucht.
Meldungen an die Ricoh Group Supplier Hotline werden über das Meldeformular auf folgender Website entgegengenommen.
https://webform.ricoh.com/form/pub/e00140/supplier-hotline-en
Die Abgabe eines anonymen Hinweises oder Beschwerde ist möglich, allerdings besteht in diesem Fall keine Möglichkeit, mit der meldenden Person in Kontakt zu treten. Dies kann dazu führen, dass Sachverhalte nur unzureichend untersucht werden können.
Wenn die meldende Person nicht anonym bleiben möchte, ermöglicht das eine fortwährende Kommunikation zum Sachstand des Verfahrens.
Die über das Formular gesammelten personenbezogenen Daten werden nur an diejenigen weitergegeben, die dies wissen müssen, um den Sachverhalt bestätigen und weitere Untersuchung durchführen zu können. Ricoh wird die Informationen nur zur Beantwortung von Anfragen und für die erforderlichen Zwecke im laufenden Verfahren verwenden. Die übermittelten personenbezogenen Daten werden unter angemessenen Sicherheitsmaßnahmen und vertraulich behandelt, so dass der meldenden Person durch die Ermittlungen kein Nachteil entstehen kann. Ricoh wird die Informationen nicht ohne Zustimmung an Dritte weitergeben.
Verantwortlich für die über das Webformular eingereichten personenbezogenen Daten ist der General Manager im Risk Management & Legal Department der Ricoh Company, LTD..
E-Mail: ZJP_supplier_hotline_gyomu@jp.ricoh.com
Die meldende Person erhält nach Betätigung des Buttons „Bestätigen“ eine Bestätigung über den Eingang der Beschwerde oder des Hinweises in Form einer Nachricht auf derselben Online-Seite.
Wenn die Beschwerde oder der Hinweis zu einer Untersuchung führt, koordiniert die Abteilung für Risikomanagement und Recht von Ricoh die Untersuchung unter Einbeziehung der betreffenden Abteilung.
Die meldende Person wird über den Sachstand des Verfahrens auf dem Laufenden gehalten, sofern die Kontaktdaten übermittelt wurden.
Jede Person oder Organisation kann eine Beschwerde über die Website des Bundesamts für Justiz abgeben. Dabei handelt es sich um eine Seite, die vom Bundesamt für Justiz verwaltet wird.
Abgegebene Hinweise oder Beschwerden werden im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen vertraulich behandelt. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten. Die Identität der meldenden Person wird gewahrt und intern nur im erforderlichen Rahmen verwendet.
Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Hinweise geben unterliegen nicht dem Hinweisgeberschutz. Eine wissentliche Falschmeldung kann eine Rechtsverletzung darstellen und wird entsprechend verfolgt werden.